28 de febrero de 2014

La di-gestión del cambio en los procesos de implantación de la Administración Electrónica.

Cuando llevamos poco más de tres meses desde que empezara formalmente en la Diputación de Castellón el proceso de implantación de la nueva plataforma de Administración Elctronica puedo decir, si es que se me permite por parte de todos mis compañeros, que el cambio está siendo menos traumático de lo que esperábamos. No quiero quitarle hierro al asunto, ojo, porque hemos sufrido mucho, le hemos echado más horas que un tonto y hemos realizado grandes esfuerzos para concienciar a la gente de que éste era un cambio necesario, de que no era en absoluto un salto al vacío, y de que con el tiempo veríamos los resultados. 

Y que nos hemos encontrado después de todo esto? pues buena disposición de los empleados, gran implicación del staff y apoyo incondicional del equipo de gobierno y la oposición. Que más se puede pedir? 








Yo, pardillo de mi, ya había preparado una batería de argumentos dispuestos para descargar al primero que se me pusiera chulito con el tema. Pero no me ha hecho falta. Si os acordáis, hace tiempo publiqué una entrada donde ya temía la dificultad de todo este proceso, de los enormes problemas que surgen en el inicio de todo gran proyecto. No obstante, he de decirnos que más que gestión del cambio está siendo una di-gestión del mismo, lenta y pesada si queréis, pero mucho menos indigesta de lo que apuntaba. 



Nada de aplicar a rajatabla la jerarquía de las resistencias de Nieder y Zimmerman. No han habido, entonces, grandes planes de formación para los que no podían adaptarse al cambio (se han improvisado sobre la marcha las sesiones formativas que han hecho falta para cogerle el punto a la aplicación); ni ha habido tampoco un plan de comunicación interna para los que no sabían (nos hemos hartado a mandar por mail a todos los empleados un montón de circulares e instrucciones informando sobre la marcha de cómo tenían que ir actuando) y, por último, tampoco hemos evaluado a los que no querían, sencillamente los hemos intentado convertir a la causa. 

De ahí que quiera desmitificar, si se puede, desde esta entrada la gestión del cambio en los procesos de implantación de la Administración Electrónica. Porque si algo tiene de bueno el coger un poco tarde este tren es que, primero, la gente de la organización ya sabe por qué paradas hay que pasar y dónde se quiere bajar y, segundo, todos hemos aprendido de los anteriores descarrilamientos. 

Quería terminar con tres correos que he recibido hoy después de haberles mandado ayer a todos mis compañeros (y a los consultores de la empresa que nos acompaña en este viaje) un mail de agradecimiento por el esfuerzo realizado y por la paciencia que están teniendo. 

El primero de ellos decía, literalmente así: "Resulta gratificante el ver que alguien reconoce y agradece los esfuerzos que uno realiza, y más en estos tiempos que corren en los que, por desgracia, nadie te reconoce nada...Gracias Borja". 

El segundo, de uno de los consultores, decía: "Gracias Borja. Por experiencia te aseguro que todo el proceso de implantación de este proyecto hubiera sido mucho más costoso sí no contáramos con un apoyo tan grande como el que tú nos das. Es un verdadero placer trabajar a tu lado. Enhorabuena". 

Y, finalmente, el último, de un gran amigo, apuntaba: "Sinceramente, he de decirte que ya era hora de que nos subiéramos al carro de esto de la e-Administración, porque ya pensaba que íbamos a ser los últimos, cuando todos ya han llegado ahora nosotros nos ponemos e marcha, pero nunca es tarde! Mucha suerte en tu cometido"

No se si me paso de listo diciendo que esto es más fácil de lo que parecía, supongo que sí, habida cuenta del camino que todavía nos queda por recorrer, pero me da la sensación que el caldo de cultivo que hay es más que suficiente para que esto llegue a buen puerto. Ojalá sea así. 

Por último, y ya reflexionando para mis adentros, he llegado a la conclusión de que la gestión del cambio o, mejor dicho, la DIGESTION DEL CAMBIO sólo puede combatirse, o bien con bicarbonato, o bien con LIDERAZGO, MOTIVACIÓN E IMPLICACIÓN. 


Nos vamos leyendo.

10 comentarios:

  1. Las claves son las tres últimas palabras. LIDERAZGO, MOTIVACIÓN e IMPLICACIÓN. Cualidades que has materializado impulsando un equipo líder, motivado e implicado como el que tenéis en la Diputación de Castellón, demostrado durante tantos proyectos.

    Me uno a la opinión del consultor dado que yo también he tenido el privilegio de participar en proyectos con vosotros y, lejos de toda alabanza fácil, reitero que es un placer desarrollar trabajos en la Diputación de Castellón al encontrar los impulsores y facilitadores que llevan al éxito de los proyectos. Y felicidades por haber conseguido este nivel de implicación en todos los departamentos, es un activo de primer nivel para cualquier iniciativa que se pueda plantear.

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  2. El placer es nuestro de encontrarnos por el camino profesionales como vosotros, así cualquiera puede...

    Un abrazo.

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  3. Borja, te felicito por el comienzo ejemplar de implementación de la administración electrónica en la Diputación. Creo que nos debemos felicitar todos por el proceso en el que aun estamos inmersos, y lo vamos a estar por mucho tiempo, pues, el nuevo paradigma de administración pública, la administración 2.0 se debe entender y atender para un resultado efectivo, en sus cuatro dimensiones conceptuales, es decir, la prestación de servicios, la transformación de estructuras, las relaciones con personas y organizaciones tanto públicas como privadas y, el impulso de infraestructuras.

    El desarrollo de la administración electrónica se asienta sobre estos cuatro pilares, cada uno de ellos con proyección y efectos en un área, que no se puede ni se debe ignorar, pero centrándonos en la dimensión interna, los otros tres pilares los dejaremos para otro comentario, la implantación de la administración electrónica requiere un cambio organizativo en el proceso de transformación de los gobiernos y de las administraciones.

    Para su efectiva implantación no sólo se requiere una inversión en infraestructuras, equipos y programas informáticos. Esto solo son instrumentos que representan el medio no el fin. El fin es operar un isomorfismo innovador en la organización, la total implantación de la e-administración implica un rediseño de las estructuras, procesos y el cambio de la cultura administrativa de la organización.

    A su vez estos cambios requieren de una evaluación de las políticas públicas implementadas en esta materia para analizar sus resultados, no sólo de incremento de medios, que más o menos saltan a la vista, donde se ha de operar el verdadero cambio es en los resultados cualitativos, es decir, aquellos que reflejan el cambio en las actitudes de los miembros de la organización y los procesos de servucción.

    La introducción de las TIC en la Diputación representa un potencial sin parangón para mejorar, cuantitativa y cualitativamente, el servicio público que presta a los ayuntamientos y a los ciudadanos. En este quehacer el papel que juegan los diferentes actores va a condicionar el resultado de su implantación.

    Dependiendo del nivel de implicación de los actores a los que nos referimos (internos y externos) va a suponer la posibilidad de implementar un proceso de innovación explorativa o explotativa, es decir centrar todos los esfuerzos en diseñar una nueva administración con el riesgo que ello conlleva pero también con la posibilidad de posicionarse como referente innovador, o simplemente rediseñar las estructuras ya creadas. Cada modelo necesitará un grado de apoyo político mayor o menor en la misma proporción que se requerirá mayor o menor inversión económica. Pero queda invariable el nivel de exigencia de liderazgo para llevar adelante estos procesos y ese rol no lo puede ejercer nadie mejor que tu.

    Enhorabuena por el despegue y te auguro un buen pilotaje de la nave de la modernización administrativa en la Diputación.

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  4. Gracias por tu comentario Cristóbal, tú siempre tan conocedor de la realidad de la Administración contamos contigo para este proceso porque eres una pieza clave del mismo.

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  5. Estoy de acuerdo en qué no tiene porqué ser traumático. Felicidades.

    Una pregunta, ¿la implantación de la eAdministración ha venido acompañada de una reingeniería y simplificación radical de procesos? Porque ahí es donde más resistencias suele haber.

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    1. Hola Alberto, pues al final hemos decidido abordar la implantación de la eAdmini en pleno proceso de reingeniería de procesos, porque hemos considerado que son proyectos que se complementan, que se retroalimientan y que no tienen porque (aunque la teoría diga lo contrario) ser correlativos en el tiempo...

      Creo que somo un pelín inconscientes pero la fruta estaba tan madura que he preferido cogerla antes de que cayera al suelo.


      Un abrazo y gracias pr tu comentario.

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    2. Me parece muy sensato. Hay que subirse al tren de la emoción, más que seguir un aburrido plan.

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    3. Pues eso, esto va a ser una especie de modernización low cost con mucho sentido común, una pizca de liderazgo, ciertas dosis de planificación en beta permanente y mucho, mucho curro por parte de todos.

      Innovación a un precio razonable al alcance de toda organización.

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    4. Estoy de acuerdo contigo en que la adquisición de aplicativos, como el registro electrónico, el gestor de expedientes o la contratación electrónica era una prioridad urgente y como tal se ha atendido. Pero resulta arriesgado afirmar que el proyecto no requiere de una reingeniería de procesos, porqué cualquier adaptación de la administración tradicional a la administración electrónica necesita, con mayor o menor intensidad, de medidas integradoras, precisamente para evitar el "desacoblament". No se trata tanto de ignorar o no la teoría, sino más bien de aprender de las prácticas de otras organizaciones similares, y en este sentido hay diversidad de casos donde el proyecto ha acabado en nada, es decir, en trabajar con medios más modernos que las tecno-estructuras de sus propias organizaciones, y por tanto, no han sabido escapar del clásico modelo weberiano que tanto ralentiza la administración. Y para evitar estos resultados no satisfactorios, no es necesario variar el carácter de “Low Cost” del proyecto, como tu lo defines, pero si resulta imprescindible adoptar medidas de “ensamblaje” para dotar de transversabilidad la administración electrónica.

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    5. Correcto Cristóbal, la transversalidad será la clave del proyecto!

      Pero ya lo tenemos en cuenta ; )

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